Bezpieczeństwo danych i klauzula informacyjna dla osób ubiegających się o bezpłatną wycenę oraz zlecających usługi tłumaczeniowe, językowe i szkoleniowe (RODO)

Poufność i ochrona danych klientów to jedne z elementów etyki zawodowej tłumacza przysięgłego. Usługi tłumaczeniowe to usługi oparte na zaufaniu, dlatego wszystkie współpracujące z EngLaw podmioty i osoby mogą mieć pewność, że ich dane są przetwarzane w bezpieczny sposób, a przesłane teksty są objęte obowiązkiem zachowania poufności. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do realizacji zamówienia. Przesyłając zapytanie, w tym dokument do wyceny (również za pośrednictwem formularza kontaktowego), lub zlecając tłumaczenie, korektę lub inną usługę językową lub szkoleniową wyrażacie Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z poniższą klauzulą. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących przesłania zapytania lub szczególnych wymagań (NDA itp.) czy zastrzeżeń proszę o kontakt telefoniczny lub odpowiednią informację zawartą w wiadomości email.

W związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 dotyczącym ochrony danych osobowych (RODO), poniżej zamieszczona została klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych.

• Administratorem Państwa danych osobowych jest EngLaw. Tłumaczenia, Szkolenia Językowe, Consulting. Przemysław Kusik, ul. Przyjazna 4, 41-706 Ruda Śląska.
• Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu: 1. przygotowania dla Państwa bezpłatnej wyceny; 2. realizacji usług tłumaczeniowych i innych; 3. bieżącej komunikacji z Państwem jako kontrahentem; 4. realizacji wymogów wynikających z przepisów prawa, 5. wykorzystania tekstów źródłowych i wykonanych tłumaczeń do wykonania nowego tłumaczenia, a także uzupełnienia, aktualizacji, modyfikowania, powielania, ponownego wydrukowania już wykonanego tłumaczenia w przyszłości; 6. wykorzystania tekstów źródłowych i wykonanych tłumaczeń do wyłącznie własnych celów doskonalenia zawodowego i budowania własnej bazy wiedzy tłumacza, 7. rozpatrywania reklamacji i sporów.
• Podanie danych kontaktowych jest niezbędne do umożliwienia komunikacji z Państwem, jako warunkiem przygotowania wyceny oraz ewentualnego zawarcia i realizacji umowy. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, przesłanie dokumentów, a przez to podanie zawartych w nich danych osobowych, jest niezbędne do zawarcia umowy w przedmiocie tłumaczenia lub korekty całości treści tych dokumentów. W przypadku tłumaczenia poświadczonego, podanie imienia i nazwiska jest niezbędne w celu wprowadzenia do repertorium, czyli wykazu czynności wykonywanych przez tłumacza przysięgłego. Ich podanie jest obowiązkowe i wynika z wymogu oznaczenia zleceniodawcy lub zamawiającego określonego w ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego. Odmowa podania niezbędnych danych wiązać się będzie z niemożliwością realizacji zlecenia. W przypadku, gdy życzą sobie Państwo otrzymać fakturę, niezbędne będzie podanie danych potrzebnych do jej wystawienia, a wynikających z przepisów podatkowych, nakładających na Państwa taki obowiązek. W innym przypadku nie będzie możliwości wystawienia faktury innej niż faktura uproszczona, którą można wystawić do wysokości określonej aktualnymi przepisami kwoty.
• Podstawą przetwarzania danych do celów opisanych w pkt. 1, 3 i 5 jest udzielona przez Państwa zgoda. W przypadku celów opisanych w pkt. 2 podstawą przetwarzania jest fakt, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy. W przypadku celów opisanych w pkt. 6 i 7 podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes administratora, polegający na doskonaleniu zawodowym i budowaniu bazy wiedzy niezbędnej do prowadzenia działalności tłumaczeniowej (6) oraz rzetelne rozpatrywanie reklamacji oraz dochodzenie praw i obowiązków wynikających z ewentualnych roszczeń (7).
• Posiadają Państwo prawo do: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia swoich danych osobowych i wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;• wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie; wycofanie zgody, nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;• wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
• Państwa dane osobowe w zakresie wymaganym ustawowo (dane na fakturach i rachunkach) będą przechowywane nie dłużej niż wymagają tego aktualne przepisy skarbowe. Dane kontaktowe będą przechowywane do momentu wycofania przez Państwa zgody. Kopie tłumaczeń będą przechowywane przez czas, przez który zgodnie z przepisami prawa mogą być niezbędne do celów rozpatrywania reklamacji i sporów, a ponadto mogą być one przechowywane przez czas nieokreślony w celu wykonania na ich podstawie nowego tłumaczenia, a także uzupełnienia, aktualizacji, poprawiania, powielania, ponownego wydrukowania już wykonanego tłumaczenia w przyszłości na Państwa życzenie. Kopie niektórych tłumaczonych tekstów (w języku oryginalnym lub docelowym) mogą być przechowywane przez czas nieokreślony w celu wyłącznie własnego doskonalenia zawodowego tłumacza i budowania bazy wiedzy. W przypadku składania zamówień na tłumaczenia poświadczone przesyłane wyłącznie w formie skanu, oryginały tłumaczeń mogą podlegać natychmiastowemu zniszczeniu, o ile w zamówieniu nie wskażą Państwo, że w określonym terminie mogą Państwo zwrócić się z prośbą o ich dostarczenie w formie papierowej. Sporządzenie kolejnego egzemplarza tłumaczenia w celu jego wysyłki/wydania wiąże się z opłatą.  Co trzy lata dokonywany jest przegląd przechowywanych dokumentów i danych kontaktowych celem ustalenia dalszej zasadności ich przetwarzania.
• Wszelkie zapytania, zgłoszenia i żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych można kierować na adres: przemyslaw.kusik@englaw.pl.